Anexa 4
Ghid Decontare pentru proiectele unităților de învățământ

Instrucţiuni pentru prezentarea decontului financiar
-	La decont se va prezenta raport de activitate, tabel centralizator pentru decontare finală  și decontul de cheltuieli conform tabelelor anexate.
-	Toate cheltuielile vor fi efectuate de la data semnării contractului de finanțare , și în timpul derulării proiectului
-	-documentele justificative din cadrul dosarului de decont vor fi prezentate în copie lizibilă cu mențiunea -conform cu originalul- și semnate de către beneficiar, pe fiecare pagină
-	Documentele justificative de decont ilizibile nu se vor lua în considerare. În cazul copiilor ilizibile după biletele de transport, organizaţia va certifica, prin semnătură şi ştampilă, suma şi data  înscrise pe documentul justificativ
-	Documentele justificative de decont trebuie să fie emise pe numele beneficiarului să poarte ştampila unităţii emitente, semnătura şi data de emitere, să fie copiate pe hârtie A4, în ordine cronologică
-	Nu se acceptă decontarea cheltuielilor pentru băuturi alcoolice şi ţigări.
-	Decontul financiar final va fi semnat de directorul executiv sau coordonatorul de proiect şi contabilul organizaţiei şi ştampilat.
-	Decontul final se trimite într-un singur exemplar

Lista documentelor justificative care vor fi anexate în dosarul de decont

Categoria de buget	Document justificativ	
	Angajament plată	Documentul care atestă efectuarea plății	
Consumabile	fundamentare pentru prețurile transmise(solicitări de oferte extrase de pe site-uri sau catalogul SEAP, după caz)
Contractul de achiziție/comanda Factura	fiscala	pentru	bunurile achiziționate
Proces verbal de predare-primire/ aviz de însoțire a mărfii confirmat de primire
- Note de recepție, bonuri de consum	-dispoziție de plată;
-registru de casă
-ordin de plată
-extras de cont din care să rezulte viramentele;	
Cazarea persoanelor din
 alte localităţi	-Fundamentare pentru prețurile transmise(solicitări de oferte extrase de pe site-uri sau catalogul SEAP, după caz)
-Decizia de atribuire întocmită de către comisia constituită la nivelul beneficiarului, în urma analizării ofertelor pentru firma câștigătoare;
- Ordinul de deplasare confirmat la destinație (pentru angajații beneficiarului);	-chitanță, bon fiscal, dispoziția de plată (în cazul plăților în numerar)
-extras de cont din care să rezulte viramentele	
1

	-Contract/comanda
-Factură	fiscală	cu	detalierea serviciilor prestate
-Diagrama de cazare care va cuprinde numele persoanelor cazate, camerele ocupate de acestea, durata cazării, tariful pe cameră, numărul de stele/margarete ale unității de cazare;		
Transport	-Fundamentare pentru prețurile transmise(solicitări de oferte extrase de pe site-uri sau catalogul SEAP, după caz)
-Decizia de atribuire întocmită de beneficiar, în urma analizării ofertelor pentru firma câștigătoare
-Contract/comanda/confirmare rezervare deplasare
-Factură fiscală cu detalierea serviciilor prestate
-Ordin de deplasare, foaie de parcurs, decont de cheltuieli pentru deplasările externe;
-Bilete de călătorie;
-Tabel centralizator cu participanții care au beneficiat de contravaloarea transportului, rol/funcție în proiect;	-chitanță, bon fiscal, dispoziția de plată(în cazul plăților în numerar)
-extras de cont din care să rezulte viramentele/Registru de casă	
Masa în limita a 20% din bugetul aprobat

(nu se decontează
 cheltuielile cu băuturi le alcoolice, tutun room
 service și minibar)	-Fundamentare pentru prețurile transmise(solicitări de oferte extrase de pe site-uri sau catalogul SEAP, după caz)
-Contract / comanda;
-Factură fiscală ;
-Tabel cu participanții care au beneficiat de masă, rol funcție în proiect, semnat de către ambele părți;
-Documente în care se specifică meniul servit, tariful acestora, semnate de unitatea care asigură masa;	-chitanță, bon fiscal, dispoziția de plată (în cazul plăților în numerar)
-extras de cont din care să rezulte viramentele/Registru de casă	
Materiale promoţionale	-Fundamentare pentru prețurile transmise (solicitări de oferte extrase de pe site-uri sau catalogul SEAP, după caz)
-Decizia de atribuire întocmită de beneficiar, în urma analizării ofertelor pentru firma câștigătoare
-Contract de prestări servicii sau comanda;
-Aviz de însoțire a mărfii și/sau proces verbal de predare-primire;
-Print screen pentru prezentările online;	-chitanță, bon fiscal, dispoziția de plată (în cazul plăților în numerar)
-extras de cont din care să rezulte viramentele	

	-Factură fiscală cu detalierea serviciilor prestate;
-Articole presă pentru promovarea în presa scrisă;
-Pentru promovarea prin spoturi publicitare, se va prezenta un plan media în care se vor preciza timpii de difuzare și intervalul orar pe zile
,precum și CD ale spoturilor publicitare;		
Premii	-Regulament de concurs/ premiere;	-ordin de plată- pentru contribuții și	
	-Decizia conducătorului organizației	impozite;	
	prin care se constituie comisia de	-dispoziția de plată și Registru de	
	jurizare;	casă(în cazul plăților în numerar);	
	-Proces verbal de jurizare;	-extras de cont din care să rezulte	
	-Tabel nominal cu persoanele care au	viramentele	
	beneficiat	de	premii,	date	de		
	identificare, suma și semnătura celor		
	premiați;		
	-Stat de plată cu înscrierea în clar a		
	sumelor reținute la sursă, semnat de		
	către ambele părți;		
	-Copia	actului	de	identitate	a		
	titularilor premiilor		
	-Declarație acord prelucrare date cu		
	caracter personal		
	-Dovada achitării sumelor nete și a		
	sumelor reținute la sursă, potrivit		
	legislației în vigoare		
Alte cheltuieli	în funcție de tipul de cheltuială	-În funcție de tipul de cheltuială	

RAPORT NARATIV

Denumirea proiectului: ___________________________

Beneficiar: _____________________________________

1.	Descrierea activităţilor desfăşurate:

2.	Rezultatele obţinute:

Coordonator proiect

Tabel centralizator
pentru decontare finală

Denumirea proiectului: ___________________________

Beneficiar: _____________________________________

Nr. crt.	Suma primită	Suma cheltuită1	Diferenţă de restituit2	Contribuţie proprie3	
1					
TOTAL				

Contabil,	Coordonator Proiect

Instrucţiuni de completare a tabelului centralizator:
1)	Suma totală cheltuită pe proiect
2)	Coloana diferenţă de restituit se va completa numai în cazul necheltuirii în totalitate a sumei primite
3)	Contribuţia proprie trebuie să fie cel puţin egală cu 10% din suma primită

DECONT CHELTUIELI
Denumirea proiectului :  	 Beneficiar:  		

Nr crt	Descrierea cheltuielii 3	Felul documentului 4	Seria şi nr. documentului	Data emiterii documentului	Suma

(lei)	
Primaria Tirgu-Mures	
1						
2						
3						
Contrubuţia proprie	
1						
2						
3						
TOTAL CHELTUIELI		

Contabil	Coordonator proiect

	_____________________